Τα συστήματα Point of Sale (POS) αποτελούν ένα από τα πιο βασικά εργαλεία για τη λειτουργία των επιχειρήσεων. Από την άλλη, η τήρηση των φορολογικών υποχρεώσεων και η συμμόρφωση με τη νομοθεσία της ΑΑΔΕ (Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων) καθίστανται απαραίτητες προϋποθέσεις για την ομαλή λειτουργία των επιχειρήσεων. Στην Ελλάδα, η χρήση των συστημάτων POS επηρεάζεται από την υποχρέωση διασύνδεσης με το MyData, το οποίο απαιτεί την αποστολή όλων των συναλλαγών στην ΑΑΔΕ σε πραγματικό χρόνο.
Πως Λειτουργεί το Σύστημα POS;
Το σύστημα POS είναι υπεύθυνο για την καταγραφή και τη διαχείριση των πληρωμών που γίνονται σε μια επιχείρηση. Στη συντριπτική πλειονότητα των περιπτώσεων, τα POS δέχονται πληρωμές μέσω καρτών (πιστωτικών, χρεωστικών) και συσκευών κινητών τηλεφώνων (π.χ. μέσω της λειτουργίας contactless). Παράλληλα, τα POS εκδίδουν αποδείξεις και καταγράφουν τις συναλλαγές για την επιχειρηματική διαχείριση.
Η Σύνδεση με το MyData και η Φορολογική Συμμόρφωση
Από την 1η Ιουλίου 2021, οι επιχειρήσεις στην Ελλάδα είναι υποχρεωμένες να καταχωρούν όλες τις συναλλαγές τους στο σύστημα MyData της ΑΑΔΕ. Αυτό αφορά και τις συναλλαγές που πραγματοποιούνται μέσω POS. Ουσιαστικά, κάθε συναλλαγή που γίνεται μέσω POS πρέπει να διαβιβάζεται ηλεκτρονικά στην ΑΑΔΕ, επιτρέποντας τη συνεχή παρακολούθηση των φορολογικών δεδομένων της επιχείρησης.
Οι Υποχρεώσεις των Επιχειρηματιών με τα Συστήματα POS
Για να εξασφαλίσουν ότι είναι σε πλήρη συμμόρφωση με τις φορολογικές υποχρεώσεις, οι επιχειρηματίες πρέπει να φροντίσουν για τα εξής:
- Διασύνδεση με το MyData: Τα POS συστήματα που χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις πρέπει να είναι συμβατά με το σύστημα MyData. Αυτό σημαίνει ότι η επιχείρηση πρέπει να διαθέτει την κατάλληλη τεχνολογία που να υποστηρίζει την αποστολή των δεδομένων σε πραγματικό χρόνο στην ΑΑΔΕ.
- Καταγραφή και Διαβίβαση Συναλλαγών: Κάθε πληρωμή, απόδειξη και τιμολόγιο που εκδίδεται μέσω POS πρέπει να καταχωρείται και να διαβιβάζεται στο MyData. Η καταγραφή πρέπει να είναι πλήρης, ώστε να μην υπάρχει κίνδυνος για ανακρίβειες ή παραλείψεις.
- Ηλεκτρονική Τιμολόγηση: Τα POS συστήματα πρέπει να υποστηρίζουν την ηλεκτρονική τιμολόγηση, εξασφαλίζοντας ότι όλα τα τιμολόγια αποστέλλονται με ηλεκτρονικό τρόπο και καταχωρούνται αυτόματα στο MyData.
- Αναβάθμιση και Συντήρηση των Συσκευών POS: Οι επιχειρηματίες πρέπει να διασφαλίσουν ότι τα POS συστήματα είναι πάντα ενημερωμένα και λειτουργούν σύμφωνα με τις τελευταίες απαιτήσεις της ΑΑΔΕ.
Οφέλη από τη Συμμόρφωση με τις Υποχρεώσεις
Η συμμόρφωση με τις υποχρεώσεις της ΑΑΔΕ έχει πολλές θετικές επιπτώσεις για τις επιχειρήσεις:
- Περιορισμός του Φορολογικού Ρίσκου: Η άμεση καταγραφή και αποστολή των συναλλαγών διασφαλίζει τη σωστή φορολογική καταγραφή, μειώνοντας τον κίνδυνο για πρόστιμα και άλλες κυρώσεις.
- Αύξηση Αποτελεσματικότητας: Τα συστήματα POS επιτρέπουν την καλύτερη διαχείριση των συναλλαγών και την οργάνωση των οικονομικών δεδομένων της επιχείρησης σε πραγματικό χρόνο, κάνοντάς την πιο αποδοτική.
- Διαφάνεια και Εμπιστοσύνη: Η συμμόρφωση με τη νομοθεσία ενισχύει την εμπιστοσύνη των πελατών και των συνεργατών, προσδίδοντας στην επιχείρηση μια πιο επαγγελματική εικόνα.
Συμπεράσματα
Η διασύνδεση των συστημάτων POS με το MyData και η συμμόρφωση με τις φορολογικές υποχρεώσεις της ΑΑΔΕ είναι αναγκαία για κάθε επιχείρηση στην Ελλάδα. Με τη χρήση προηγμένων συστημάτων POS και την τεχνολογική υποστήριξη της ΑΑΔΕ, οι επιχειρηματίες μπορούν να εξασφαλίσουν ότι οι διαδικασίες τους είναι σύμφωνες με τη νομοθεσία, αποφεύγοντας τυχόν πρόστιμα και βελτιώνοντας την καθημερινή λειτουργία της επιχείρησής τους.
